Clients

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Qu'est-ce qu'un client dans Sofyx

Un client est une entreprise ou une personne physique pour laquelle votre cabinet réalise une mission active avec un suivi en production. Contrairement à une fiche Entreprise (qui peut être un fournisseur, un partenaire ou un tiers), une fiche Client implique une lettre de mission, des tâches et un suivi opérationnel.

La liste des clients

La page Clients affiche l'ensemble de votre portefeuille sous forme de tableau. Chaque ligne affiche le code client, l'entreprise, les collaborateurs assignés (identifiés par des badges colorés), le type, le cabinet, le SIREN, l'adresse, le code postal, la ville, le nom du dirigeant, l'email, le téléphone, le code APE, l'activité et le statut juridique.

Utilisez les filtres en haut de la liste pour affiner l'affichage : Collaborateur, Type, Forme juridique, Régime fiscal et Régime TVA. La barre de recherche permet de trouver un client par nom ou SIREN. Vous pouvez exporter la liste au format Excel via le bouton en haut à droite.

Créer un client

Cliquez sur + Nouveau client en haut de page. Le formulaire de création s'ouvre :

Commencez par sélectionner une Entreprise dans la liste déroulante. Vous pouvez rechercher par nom dans le champ de recherche. L'entreprise doit exister au préalable dans le module CRM → Entreprises.

Une fois l'entreprise sélectionnée, complétez les informations complémentaires : Responsable juridique et Responsable social. La section Échéances fiscales du millésime en cours s'affiche automatiquement pour être renseignée.

Cliquez sur Ajouter pour créer le dossier client.

Modification en masse

Sélectionnez plusieurs clients dans la liste (case à cocher), puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez modifier en une seule opération le régime fiscal, le régime TVA et l'attribution des rôles : Responsable, Comptable, Expert comptable, Chef de mission, Responsable juridique et Responsable social. Cliquez sur Modifier X clients pour appliquer les changements.

La fiche client

La fiche client est organisée en sept onglets accessibles en haut de page : Pilotage, Fiche entreprise, Missions, Communication, Documents, Compta et Commercial.

Fiche entreprise

Cet onglet regroupe toutes les informations de l'entreprise cliente :

Fiche entreprise — Nom, adresse, code postal, ville, SIREN, email, objet social et date de clôture du bilan.

Informations comptables — Comptable assigné, gestionnaire social, gestionnaire juridique, expert comptable, responsable de mission, code dossier, emails comptabilité (vente/achat), nombre de salariés, budget mensuel, prix du bulletin.

Informations juridiques — SIREN, SIRET, forme juridique, numéro de TVA, inscription au RCS et au RNE, capital social, code APE, régime fiscal. Vous pouvez actualiser les données à tout moment grâce à la connexion INPI : les informations et documents officiels disponibles (statuts, etc.) se téléchargent directement dans la fiche.

Informations de contacts — Liste des contacts rattachés (dirigeant, CEO, etc.) avec email et téléphone.

Échéances fiscales — Millésime, dates d'exercice, régime TVA, montant des acomptes TVA, échéances acomptes TVA (juillet et décembre), TVS, CFE, CVAE, IFU, acompte IS, DSI/IRPP. Le millésime est sélectionnable par année.

Liste des associés — Nom de l'associé, pourcentage de détention, date de validité de la CNI et pièce jointe. Vous pouvez joindre la CNI de chaque associé et bénéficiaire effectif directement depuis cette section, ajouter un associé et exporter la liste.

Documents permanents — Vous pouvez joindre et organiser les documents permanents du dossier client (statuts, Kbis, mandats, contrats, etc.) directement dans la fiche.

💡 Astuce : Créez toujours la fiche Entreprise en premier (via CRM → Entreprises) avant de créer le client. L'enrichissement automatique INPI/INSEE préremplira les données et vous évitera la double saisie.

Missions

L'onglet Missions affiche toutes les missions rattachées au client, organisées par année et par statut (Active, Terminée). Chaque mission indique le nombre de services, le nombre de tâches, les heures estimées et le budget total en euros.

Le détail des services liste les catégories couvertes par la mission (ex : Tenue comptable, Social, Bilan et déclarations annuelles, Juridique accessoire) avec le nombre de tâches par catégorie.

Trois sous-onglets sont disponibles : Missions (liste des missions), Templates (modèles applicables) et Vue synthétique (vision consolidée). Cliquez sur + Nouvelle mission pour en créer une à partir d'un template ou en partant de zéro.

Communication

L'onglet Communication centralise tous les échanges avec le client. Il est organisé en cinq sous-onglets :

Mail — Historique des emails échangés, avec sélecteur de compte email et recherche.

WhatsApp — Conversations WhatsApp Business avec le client.

Appel — Historique des appels téléphoniques (via Aircall, Ringover ou 3CX).

Notes — Notes internes sur le dossier.

Tickets — Tickets et demandes rattachés au client.

Documents

L'onglet Documents donne accès à trois sous-onglets :

GED — Gestion électronique des documents connectée à votre espace SharePoint ou Google Drive. Le mapping du dossier GED peut se faire de deux manières : depuis la liste des clients (colonne Dossier GED → Assigner dossier) ou directement depuis la fiche du client.

Lors de l'assignation, une fenêtre s'ouvre avec deux onglets (SharePoint et Google Drive). Vous pouvez soit sélectionner un dossier existant en naviguant dans l'arborescence, soit créer un nouveau dossier automatiquement. La création automatique génère un dossier au format Code - Nom (ex : 102 - SOFYX) et propose de copier la structure du dossier modèle SharePoint pour reproduire automatiquement l'arborescence standard (Dossier permanent, Dossiers de travail annuels, Comptes annuels et liasses fiscales). Cliquez sur Créer ici pour lancer la création.

Une fois le dossier GED assigné, accédez aux fichiers SharePoint ou Google Drive du client directement depuis Sofyx. Vous pouvez importer des fichiers et modifier la structure des dossiers.

Documents à signer — Documents en attente de signature électronique via l'intégration DocuSeal, Yousign, Docusign ou jesignexpert.

Compta

L'onglet Compta est connecté à votre logiciel de production et affiche trois sous-onglets :

Honoraires — Graphique du chiffre d'affaires facturé par mois, avec sélecteur d'année et accès à la configuration des comptes.

Écritures comptables — Tableau détaillé des écritures (journal, compte, libellé, débit, crédit, date). Filtrable par journaux, par compte et par période.

Suspens — Suivi des pièces justificatives manquantes avec plusieurs vues : Analyse, Points d'attention, Pièces manquantes, Autres demandes, Pièces reçues, Historique et Configuration. Les suspens sont classés par catégorie (Achats, Ventes, Divers) avec le montant total et le détail par ligne.

Commercial

L'onglet Commercial est organisé en deux sous-onglets :

Transactions — Suivi des opportunités commerciales liées au client : opérateur, client, phase (Rdv planifié, Proposition envoyée, etc.), dates de création et d'échéance. Cliquez sur + Nouveau Transactions pour créer une opportunité.

Factures — Tableau de bord de facturation du client avec indicateurs : total factures, montant HT, montant TTC, factures payées et en attente. Le tableau liste chaque facture avec son numéro, la date d'émission, l'échéance, les montants HT et TTC, le statut (Déposée, Envoyée, Payée) et les actions disponibles (visualiser, télécharger, envoyer par email).

💡 Astuce : L'onglet Compta > Suspens est un outil puissant pour le suivi des pièces manquantes. Consultez-le régulièrement pour relancer vos clients avant les échéances de clôture.